Επιχειρησιακή επικοινωνία: συνήθεις τύποι, χαρακτηριστικά και σφάλματα
Ζούμε σε μια κοινωνία στην οποία ένα μεγάλο μέρος της αγοράς εργασίας διαμορφώνεται με βάση το επιχειρηματικό περιβάλλον. Είτε πρόκειται για μεγάλες πολυεθνικές, για ΜΜΕ, για οικογενειακές επιχειρήσεις ή και για ατομικές υπηρεσίες, όλοι πρέπει να λάβουν υπόψη ότι ένα ουσιαστικό στοιχείο για την επιβίωσή τους είναι η συνοχή στην οργάνωση και επικοινωνία μεταξύ των μερών τους, προκειμένου να ενώσουν τις δυνάμεις τους και να επιδιώξουν έναν κοινό στόχο.
Με αυτή την έννοια, μπορούμε να το επιβεβαιώσουμε Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ένα από τα βασικά στοιχεία όταν ένας οργανισμός , ειδικά εάν έχει κάποια πολυπλοκότητα, λειτουργεί σωστά και μπορεί να προσαρμοστεί και να επιβιώσει. Και πρόκειται για αυτήν την ανακοίνωση για το τι θα μιλήσουμε σε αυτό το άρθρο.
- Σχετικό άρθρο: "Ψυχολογία της εργασίας και των οργανισμών: ένα επάγγελμα με μέλλον"
Τι είναι η επιχειρηματική επικοινωνία;
Θεωρείται επιχειρηματική επικοινωνία με το σύνολο διαδικασιών που διεξάγονται από μια εταιρεία ή μέρος της προκειμένου να καταστούν οι ταξιδιωτικές πληροφορίες εσωτερικά μεταξύ διαφορετικών τμημάτων ή θέσεων της εταιρείας ή αν μιλάμε για την επικοινωνία της εταιρείας με το εξωτερικό.
Είναι σημαντικό να έχουμε κατά νου ότι, κατά γενικό κανόνα, μια τέτοια επικοινωνία δεν συνεπάγεται μόνο την ικανότητα έκδοσης των πληροφοριών, αλλά περιλαμβάνει και το γεγονός της απόκτησης της πληροφορίας: Αντιμετωπίζουμε μια αμοιβαία ανταλλαγή δεδομένων .
Μια καλή επιχειρηματική επικοινωνία ευνοεί ότι όλα τα μέλη της εταιρείας μπορούν να παραμείνουν κίνητρα και ότι οι ενέργειές τους μπορούν να γίνουν γνωστά, μειώνοντας την αβεβαιότητα τόσο των εργαζομένων όσο και των ηγετών σχετικά με την κατάσταση του ιδίου. Διευκολύνει επίσης την αλληλεπίδραση και βελτιώνει το περιβάλλον εργασίας , εκτός από τη βελτίωση της παραγωγικότητας και την καλύτερη δυνατή αντίδραση σε κάθε περίπτωση.
Γενικοί στόχοι
Οι στόχοι της επικοινωνίας των επιχειρήσεων είναι εύκολα κατανοητοί. Εσωτερικά, αφενός, επιτρέπει τη δημιουργία μιας συνεκτικής οργάνωσης και την ανταλλαγή πληροφοριών και αποτελεσμάτων από τα διάφορα τμήματα ή τους εργαζομένους της, καθώς και τους στόχους και το εταιρικό όραμα της εταιρείας που θα δημιουργηθεί και θα μεταδοθεί.
Επίσης διευκολύνει την κατανόηση του τι αναμένεται από κάθε εργαζόμενο , καθώς και την κατανόηση των πραγματικών συνθηκών που πρέπει να αντιμετωπίσει κάθε ένα από αυτά. Διευκολύνει επίσης το ότι όλοι εργάζονται προς την ίδια κατεύθυνση και ότι μπορούν να μάθουν νέοι τρόποι για να εκπληρώσουν τις δικές τους ευθύνες.
Στο επίπεδο της επικοινωνίας με τον έξω κόσμο, η επιχειρηματική επικοινωνία είναι απαραίτητη για να επικοινωνήσετε με τα μέσα ενημέρωσης και να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα της ίδιας της εταιρείας, καθώς και να αναλύσετε το κοινό-στόχο και να αξιολογήσετε τις ανάγκες τους. Μας δίνει επίσης τη δυνατότητα να μάθουμε να προσελκύουμε πιθανούς πελάτες και να εκτιμούμε τις αλλαγές που είναι εγγενείς στη δυναμική και υγρή κοινωνία στην οποία ζούμε, κάτι που είναι θεμελιώδες για να προβλέψουμε και να αντιμετωπίσουμε πιθανές δυσκολίες και να προσαρμοστούν στο περιβάλλον.
Προκειμένου η επικοινωνία να είναι αποτελεσματική, είναι απαραίτητο η ίδια η εταιρεία να δημιουργήσει αποτελεσματικά κανάλια γι 'αυτό, καθώς και να ενδυναμώσει τη μετάδοση πληροφοριών μέσω των ενεργειών της, δημιουργώντας μέσα επικοινωνίας και επίσης ενεργά, ώστε να μην υπάρχει αβεβαιότητα Αναφορικά με τα ζητούμενα και ζητούμενα μέσα στον οργανισμό.
Είναι επίσης σημαντικό να εργαστούμε τόσο επίσημες όσο και ανεπίσημες πτυχές, καθώς και να αξιολογούμε τις ανάγκες και τις σκέψεις των διαφόρων εργαζομένων. Η αυτοπεποίθηση είναι επίσης θεμελιώδης, καθώς και καλή ρύθμιση και σχεδιασμός μηχανισμών επικοινωνίας.
- Ίσως σας ενδιαφέρει: "Η εταιρική ταυτότητα: τι είναι και πώς ορίζει οργανισμούς"
Διαφορετικοί τύποι επιχειρηματικής επικοινωνίας
Δεν επικοινωνούν όλοι οι εταιρείες και οι οργανισμοί με τον ίδιο τρόπο και υπάρχουν διαφορετικούς τύπους και ταξινομήσεις της επιχειρηματικής επικοινωνίας βάσει διαφόρων κριτηρίων.
1. Εσωτερική και εξωτερική
Το πρώτο είναι εκείνο που καθιερώνει τη διάκριση μεταξύ εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας, η πρώτη είναι αυτή που συμβαίνει μεταξύ των διαφόρων τμημάτων και εργαζομένων της ίδιας της εταιρείας και η δεύτερη είναι η επικοινωνία με το περιβάλλον.
2. Αμφίδρομη και μονοκατευθυντική
Ομοίως, μπορούμε επίσης να βρούμε στυλ επικοινωνίας επιχειρήσεων με μεγαλύτερο ή μικρότερο επίπεδο αλληλεπίδρασης, να μπορούμε να βρούμε από τη συνηθέστερη αμφίδρομη επικοινωνία στην οποία ο αποστολέας και ο παραλήπτης αλληλεπιδρούν και ανταλλάσσουν πληροφορίες έως ότου η μονοκατευθυντική που στέλνει μόνο ένα μήνυμα, γενικά από θέσεις εξουσίας, σε έναν παραλήπτη που δεν έχει καμία επιλογή να απαντήσει .
3. Αύξουσα, φθίνουσα και οριζόντια
Μέσα στην εσωτερική επιχειρηματική επικοινωνία ενός οργανισμού, μπορούμε να βρούμε τρεις μεγάλους τύπους ανάλογα με το σημείο όπου ξεκινούν οι πληροφορίες και τη θέση μεταξύ του αποστολέα και του δέκτη της ίδιας επικοινωνίας. Μιλάμε για φθίνουσα επικοινωνία όταν η επικοινωνιακή πράξη εκτελείται από έναν αποστολέα με υψηλότερη χρέωση από τον δέκτη.
Όταν είναι ο υποτελής που εκδίδει το μήνυμα στον ανώτερο του, θα μιλούσαμε για ανοδική επικοινωνία. Και στις δύο περιπτώσεις θα αντιμετωπίζαμε έναν τύπο κάθετης επικοινωνίας, δηλαδή μια επικοινωνία στην οποία τα θέματα που διατηρούν την επικοινωνιακή πράξη έχουν μια σχέση ανισότητας από την άποψη της εξουσίας (υπάρχει μια ιεραρχία μεταξύ τους).
Ο άλλος μεγάλος τύπος επικοινωνίας είναι η οριζόντια επικοινωνία, η οποία καθιερώνεται μεταξύ ατόμων που έχουν την ίδια θέση και βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο της ιεραρχίας.
4. Τυπική και ανεπίσημη
Τέλος, πρέπει να σημειωθεί ότι στην επιχειρηματική επικοινωνία μπορούμε να βρούμε την ύπαρξη δύο διαφορετικών τύπων καναλιών επικοινωνίας: επίσημος και άτυπος. Το πρώτο είναι όπου οι τεχνικές πτυχές αντιμετωπίζονται συνήθως και συνδέονται με τα ίδια τα καθήκοντα, είναι ένα είδος σεβαστής επικοινωνίας και εστιάζονται στον λόγο και τον στόχο της εταιρείας.
Στην ανεπίσημη επικοινωνία, ωστόσο, πιο εύκαμπτες και φυσικές επικοινωνίες είναι συνήθως καθιερωμένες , επικεντρώθηκε κυρίως στις διαπροσωπικές σχέσεις και συχνά έχει τη μεγαλύτερη επίδραση στην ευημερία της εργασίας. Το τελευταίο ποικίλλει σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με το ποιος το μεταφέρει και μπορεί να ξεπεράσει τον χώρο εργασίας, καθώς είναι δύσκολο να τον ελέγξει ο οργανισμός.
Πιθανές απειλές για καλή επικοινωνία
Το γεγονός της διατήρησης μιας αποτελεσματικής επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι θεμελιώδες, αλλά δεν είναι εύκολο. Και πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η ύπαρξη υψηλού επιπέδου μεταβλητότητας σε καταστάσεις που μπορεί να προκύψουν, καθώς και η ύπαρξη παρανοήσεις, καταχρήσεις και δυσκολίες στις επικοινωνίες μιας επιχείρησης .
1. Έλλειψη συνέπειας
Ένας από τους παράγοντες που επηρεάζουν περισσότερο αυτή την επικοινωνία είναι πραγματικά χρήσιμος είναι η αξιοπιστία του εκδότη και η προσοχή που δίνεται στον αποδέκτη του μηνύματος. Ένα παράδειγμα μπορεί να είναι η ύπαρξη ασυμφωνιών ανάμεσα σε αυτό που λέγεται και σε αυτό που λέγεται. γίνεται, δεν κρατούν τους εκδότες τρόπος δράσης σύμφωνα με τα μηνύματα που εκδίδονται .
Το τελευταίο μπορεί να συμβεί σε οποιονδήποτε από τους εργαζόμενους της εταιρείας, ανεξαρτήτως της ιεραρχικής τους θέσης ή αν μιλάνε με έναν ανώτερο, υφιστάμενο ή κάποιον στο ίδιο επίπεδο της ιεραρχίας και δημιουργεί σοβαρές επιπτώσεις τόσο για το θέμα (ανάλογα με την κατάσταση θα μπορούσε να καταλήξει να θεωρείται άσχημα ή ακόμη και να απορριφθεί) όσον αφορά την οργάνωση (δημιουργώντας ένα χαμηλότερο επίπεδο εμπιστοσύνης στο άτομο και σε περίπτωση που κατέχει υψηλή θέση ακόμη και στον οργανισμό).
Με τον ίδιο τρόπο και για παράδειγμα στην περίπτωση μεγάλων επιχειρήσεων με μεγάλο αριθμό υπηρεσιών, εάν υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ των αριθμών εξουσίας ή αναφοράς στην εταιρεία πιθανώς θα μπορούσε να δημιουργήσει μια κατάσταση στην οποία ο εργαζόμενος δεν γνωρίζει πραγματικά ποια ηγεσία πρέπει να ακολουθήσει , κάτι που μπορεί να δημιουργήσει απογοήτευση και δυσπιστία.
Ομοίως, είναι απαραίτητο να είμαστε πολύ προσεκτικοί με την ερμηνεία των μηνυμάτων, καθώς η ύπαρξη αμφισημίας μπορεί να οδηγήσει διαφορετικά τμήματα ή εργαζόμενους να ερμηνεύσουν τα αντίθετα πράγματα. Αυτό που επιδιώκει η επιχειρησιακή επικοινωνία είναι ακριβώς να εξασφαλίσει την εσωτερική οργάνωση και τη συνοχή, έτσι ώστε ασαφή μηνύματα με διαφορετικές ερμηνείες μπορούν να προκαλέσουν αβεβαιότητα και αμφιβολίες για να εμφανιστούν με τους αποδέκτες του μηνύματος.
2. Έλλειψη συναισθηματικής σύνδεσης
Ένα άλλο πρόβλημα μπορεί να βρεθεί στον τρόπο που συμβαίνει η επικοινωνία. Για παράδειγμα, σε ορισμένους οργανισμούς μπορεί να υπάρχει μια δυσκολία να δημιουργηθεί μια αίσθηση συναισθηματικής προσκόλλησης, η οποία στους εργαζόμενους μπορεί να δημιουργήσει λιγότερη δέσμευση και παραγωγικότητα και στους χρήστες έλλειψη ενδιαφέροντος και αναζήτηση άλλων εναλλακτικών λύσεων. Είναι απαραίτητο να εκτιμήσουμε ότι όλα γίνονται , και ακόμη και αυτό που δεν είναι, είναι ουσιαστικά επικοινωνιακό.
Έτσι, το ίδιο το μήνυμα δεν είναι μόνο σημαντικό, αλλά και ο τρόπος με τον οποίο μεταδίδεται: δεν είναι το ίδιο ή προσφέρει τις ίδιες αισθήσεις ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια προσωπική συνάντηση ή την αναζήτηση μιας πραγματικής επαφής.
3. Δεν κατανοεί το πλαίσιο
Θα πρέπει επίσης να αποτιμάται την προσαρμογή στην τρέχουσα κατάσταση και τις κοινωνικές προόδους , καθώς και τις ιδιαιτερότητες της ίδιας της κατάστασης. Για παράδειγμα, σε μια ολοένα πιο παγκοσμιοποιημένη κοινωνία και όπου οι νέες τεχνολογίες επιτρέπουν την άμεση επικοινωνία με μεγάλο αριθμό ανθρώπων ταυτόχρονα, μπορεί να είναι αναγκαία η ανάλυση και η επένδυση σε πολιτικές επικοινωνίας που λαμβάνουν υπόψη τη δύναμη των δικτύων και πώς να μεταδώσει σωστά τις επιθυμητές πληροφορίες, εκτός από την αξιολόγηση της επαφής με πιθανούς πελάτες από άλλες περιοχές του κόσμου.
Ομοίως, είναι επίσης απαραίτητο να εκτιμηθεί η κατάσταση της επιχείρησης ώστε να μην αναλάβει περισσότερα από όσα μπορεί να καλύψει, δεδομένου ότι είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη η κατάσταση της εταιρείας στο σύνολό της.
Ένα άλλο πρόβλημα θα μπορούσε να είναι το περιεχόμενο των μηνυμάτων που εκδίδονται: είναι πιθανό ότι αν και η επικοινωνία υπάρχει, δεν μεταδίδει ή δεν κατανοεί το περιεχόμενο που θα ήταν απαραίτητο να μεταδοθεί. Είναι πιθανό να επικεντρώνεται σε μάλλον συμπληρωματικές πτυχές και να παρακάμπτει, για παράδειγμα, τον προσανατολισμό ή τους στόχους που πρέπει να έχει μια συγκεκριμένη θέση, ή ότι θεωρούν δεδομένη την ύπαρξη μιας γνώσης που δεν έχει ποτέ γίνει ρητή .
4. Απομόνωση και έλλειψη επικοινωνίας
Τέλος, ίσως το πιο σημαντικό πρόβλημα που μπορεί να παραταθεί από όλες τις προηγούμενες είναι η πιθανότητα ότι δεν υπάρχει πραγματική επικοινωνία.
Το σαφέστερο παράδειγμα είναι η σταθερή και συνεχής χρήση της μονοκατευθυντικής επικοινωνίας, η οποία μπορεί να δημιουργήσει μια κατάσταση στασιμότητας και έλλειψη κατανόησης του τι συμβαίνει στον ίδιο τον οργανισμό. Ευτυχώς, σήμερα είναι το λιγότερο που χρησιμοποιείται ακριβώς επειδή είναι το λιγότερο αποτελεσματικό και χρήσιμο.
Είναι επίσης δυνατό ότι οι διαφορετικές θέσεις δεν διαθέτουν τους κατάλληλους μηχανισμούς για να έλθουν σε επαφή ακόμη και αν οι απόψεις τους ακούγονται, ενώ υπάρχουν λιγότερες δυνατότητες για ανατροφοδότηση ή ακόμα και ότι διαφορετικά μέρη της εταιρείας δεν έχουν επαφή μεταξύ τους. Είναι απαραίτητο να τονωθεί η ενεργητική αυτή αλληλεπίδραση.
Βιβλιογραφικές αναφορές:
- Andrade, Horacio. (2005). Εσωτερική οργανωτική επικοινωνία: διαδικασία, πειθαρχία και τεχνική. Ισπανία: Gesbiblo, S. L.
- Brillouin, L. (2004). Θεωρία Επιστήμης και Πληροφοριών. Mineola, Ν.Υ.: Dover.
