Πώς να γράψετε μια αναφορά σωστά, σε 10 βήματα
Στην καθημερινότητά μας, τόσο στο χώρο εργασίας όσο και έξω από αυτό, Δεν είναι ασυνήθιστο ότι σε κάποια περίπτωση θα πρέπει να προετοιμάσουμε μια έκθεση που θα λαμβάνει υπόψη κάθε κατάσταση ή πρόβλημα .
Είτε πρόκειται να υποβάλετε μια καταγγελία, να υποβάλλετε ένα αίτημα ή απλά να τεκμηριώσετε μια συγκεκριμένη κατάσταση, αυτό θα είναι ο τύπος εγγράφου που θα γράψουμε γενικά. Αλλά μερικοί άνθρωποι μπορεί να το βρουν πολύπλοκο για να κάνουν μια αναφορά. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο σε αυτό το άρθρο σας παρέχουμε μια σειρά από βήματα σχετικά με τον τρόπο σύνταξης μιας έκθεσης σε γενικό επίπεδο.
Τι είναι μια αναφορά;
Μια αναφορά είναι ένας τύπος εγγράφου που γράφεται σε πεζογραφία που εκτελείται με σκοπό το άτομο που το κάνει να μπορεί να επικοινωνεί με κάποιον για κάποια κατάσταση ή θέμα. Συνήθως συνήθως απευθύνονται σε υψηλότερες περιπτώσεις (για παράδειγμα στο Δημοτικό Συμβούλιο ή σε ανώτερο) , παρόλο που μπορείτε επίσης να βρείτε αναφορές που αποσκοπούν στην επικοινωνία κάτι σε έναν επαγγελματία διαφορετικό από εμάς, έτσι ώστε να μπορείτε να εργαστείτε με τα ίδια δεδομένα και αντίθετα ή να τα επεκτείνετε.
Υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία τύπων αναφορών, τα οποία μπορεί να έχουν διαφορετικούς σκοπούς και διαφοροποιημένες δομές. Ωστόσο, το άρθρο αυτό προτείνει την κατάρτιση μιας έκθεσης που λαμβάνει υπόψη τη γενική δομή οποιουδήποτε από αυτά.
Βήματα για την προετοιμασία μιας έκθεσης
Κατά την προετοιμασία μιας έκθεσης πρέπει να έχουμε κατά νου ότι πρώτα απ 'όλα θα πρέπει να σκεφτούμε πώς, πότε και γιατί θα το κάνουμε . Στη συνέχεια, η έκθεση θα συνταχθεί με βάση την κατάσταση που θα ληφθεί υπόψη και τις προηγούμενες εκτιμήσεις.
Παρακάτω είναι μια σειρά από χρήσιμα βήματα για να γράψετε μια αναφορά σωστά.
1. Ποιος είναι ο στόχος μας;
Πριν αρχίσουμε να γράφουμε, πρέπει να σκεφτούμε τι θέλουμε να επιτύχουμε με την έκθεσή μας. Πρόκειται να ζητήσουμε την επίλυση ενός προβλήματος ή απλά να αποθηκεύσουμε δεδομένα προκειμένου να τα χρησιμοποιήσουμε αργότερα; Θέλουμε να αντανακλάμε μια επιστημονική έρευνα ή να υποβάλουμε μια καταγγελία; Πρέπει να το λάβουμε υπόψη για να επιλέξουμε τον τύπο της αναφοράς που είναι πιο συναφής ανάλογα με την περίπτωση.
2. Να έχετε υπόψη σας τον τύπο του κειμένου που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε
Δεν είναι όλες οι αναφορές οι ίδιες, κάθε μία παρουσιάζει τα δικά της χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, μια έκθεση έκθεσης θα αντικατοπτρίζει τα δεδομένα χωρίς να κάνει οποιαδήποτε ερμηνεία σε σχέση με αυτά, χωρίς να υπάρχει δυνατότητα συμπερασμάτων , ενώ ένας τύπος επίδειξης θα απαιτήσει από το υποκείμενο να επεξεργαστεί υποθέσεις και να τις δοκιμάσει προκειμένου να αποκτήσει μια σειρά αποτελεσμάτων και συμπερασμάτων.
3. Συζητήστε τον στόχο
Δεν έχει σημασία μόνο τι ή τι, αλλά επίσης θα πρέπει να σκεφτείτε ποιο κοινό έχει την έκθεσή μας ως στόχο . Αυτό θα μας επιτρέψει να προσαρμόσουμε το επίπεδο της γλώσσας τόσο στις ανάγκες μας όσο και σε εκείνες του συγκεκριμένου ακροατηρίου.
4. Επιλογή και ανάλυση των πληροφοριών
Βάσει του προηγούμενου βήματος, είναι απαραίτητο να συγκεντρωθούν οι πληροφορίες που θέλουμε να δώσουμε και να το διαρθρώσουμε κατάλληλα, έτσι ώστε ο λόγος μας να έχει ένα κοινό νήμα. Θα πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη ο τύπος των δεδομένων που πρέπει να ληφθούν υπόψη και ποιος ή ο τρόπος με τον οποίο εξήχθησαν οι πληροφορίες. .
5. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε γραφικά στοιχεία
Αν και εξαρτάται από τον τύπο της αναφοράς, είναι δυνατή η χρήση οπτικών στοιχείων που διευκολύνουν την κατανόηση των δεδομένων . Αναφερόμαστε, για παράδειγμα, στη χρήση γραφημάτων γραμμών για την ανάλυση συχνοτήτων ή για την ανάλυση των κερδών και του κόστους.
6. Τίτλος
Ενώ μπορεί να φαίνεται ανόητο να το αναφέρω, σωστά επικεφαλής της έκθεσης με σαφή τρόπο, σε σχέση με το θέμα που συνεπάγεται την υλοποίησή του και είναι εύκολα κατανοητό είναι κάτι που διευκολύνει σημαντικά την κατανόησή του από τους αναγνώστες.
7. Γράψτε την εισαγωγή
Σε αυτό το πρώτο τμήμα της υπό εξέταση έκθεσης θα κάνουμε μια σύντομη περίληψη του θέματος που θα εξεταστεί στην έκθεση . Πρέπει να εμφανίζεται ο στόχος της πραγματοποίησης της εν λόγω έκθεσης και του προβλήματος που δημιουργεί την ανάγκη για την ύπαρξή της και το πλαίσιο μέσα στο οποίο λαμβάνει χώρα.
8. Επεκτείνει τις ιδέες και εξηγεί τι έχει ερευνηθεί στην ανάπτυξη
Στο σώμα της έκθεσης θα οργανώσουμε και θα επεκτείνουμε τις πληροφορίες για το συμβάν ή τη διερεύνηση , αφήνοντας σαφείς τις μεθόδους και τις ενέργειες που δείχνουν πώς παράχθηκε ή εκτελέστηκε η κατάσταση και πώς θα αποκτηθούν τα δεδομένα. Αν πρόκειται για μια έκθεση που αντικατοπτρίζει μια έρευνα, θα ενσωματωθούν πτυχές όπως τα θεωρητικά μοντέλα και η εξερεύνηση της κατάστασης.
9. Κάνετε ένα συμπέρασμα
Στο τελευταίο μέρος της έκθεσης το τελικό αποτέλεσμα αυτού που διερευνήθηκε και αντικατοπτρίζεται στην έκθεση ή στη ζήτηση ή το αίτημα πρέπει να αντικατοπτρίζεται που γίνεται για την επίλυση της κατάστασης. Πρέπει να είναι σαφής και κατανοητή.
10. Γλώσσα που θα χρησιμοποιηθεί
Είναι σημαντικό να είναι σαφής και συνοπτική η γλώσσα. Πρέπει να είναι γραπτή επίσημα και αντικειμενικά, στο τρίτο πρόσωπο και με παθητική φωνή. Τα γεγονότα πρέπει να διαχωρίζονται από τα συμπεράσματα που γίνονται (αν υπάρχουν) και πρέπει να ασχοληθούν άμεσα με τα δεδομένα που αντιμετωπίζουν κατά τη θεραπεία τους.
